《广告策划实务/高等职业教育“十一五”规划教材·高职高专市场营销类流程化系列教材》：　　广告提案竞标说明会是广告提案的前提，也就是广告主企业在选定一家或者几家广告公司之后，以竞标说明会的形式与广告公司进行初步的专业沟通，向广告公司表明企业营销重点、品牌建设规划、本次广告的目的等，为广告公司制定广告策划方案提供基本的参考资料。那么，为保证竞标说明会完成初步沟通目的的顺利实现，其参与双方一一广告主和广告公司分别应当完成那些具体工作呢？又应当如何准备这些内容呢？　　一、广告竞标说明会的准备工作　　所谓广告竞标说明会也就是广告主在确定了广告战略以后，根据企业要求选定了若干家广告公司，面向所选定的几家广告公司进行广告活动目的、广告活动要求说明的会议。广告竞标说明会是广告主与广告公司**次正式接触的机会，广告主需要将企业情况、品牌情况，本次广告的目的、广告提案要求、广告预算范围等内容传达给所选择的几家广告公司，要求参加会议的广告公司在规定的期限内初步制作出广告策划方案。而广告公司要认真记录广告主在竞标说明会上所传达的内容，以便根据竞标说明会所提供的信息，制订出比竞争对手更有创造性的广告方案，以赢得业务。　　（一）企业需要的准备工作　　1.准备说明材料以及演示文件　　企业营销部门或者广告部门要在充分讨论的基础上，确定与营销方案相适应的广告目标，将围绕广告目标需要提供给广告公司的资料编写成说明材料，以及根据材料提纲制作出演示文件，演示文件要包含竞标说明会内容要点，该文件要能够提供给广告公司作为制作广告提案的参考，具有指导作用，同时不应该泄露企业的机密以及营销资料，以免给企业带来损失。　　2.确定讲解人员　　举办竞标说明会的目的是要向广告公司阐明本次广告运动的目的和要求，以及向广告公司公布围绕广告目标必要的企业和营销信息。因而竞标说明会的讲解人员担任着十分重要的角色，要能够思路清晰地表述要点，能够敏捷地反应并回答广告公司的提问，及时从广告公司的提问中发现新问题，并能够提示广告公司努力的方向。　　3.确定会议的时间以及地点　　企业广告部门的工作人员应该与所选定参加招标的广告公司进行沟通，选定适当的时间和地点集中进行竞标说明会。争取所选定的时间保证广告公司能够全部参加说明会，这样一方面能够充分利用说明会的时机进行“头脑风暴”，尤其是广告公司提问的环节，现场问题的讨论能够激发企业与广告公司的思维，是策划方案开始形成的*佳时机。另一方面能够节约广告部门的工作成本，提高效率。广告部门的工作人员还应该与广告公司核定参加会议的人数，以保证会议地点设施的配套，同时要及时检查会议地点的多媒体设备，将文件拷贝到电脑上，通过投影仪进行演练，以免广告公司到齐后设备还没有调试完毕，浪费大家的时间。　　……

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