第四届档案职业论坛论文集 节选

　　档案信息化　　医院档案信息化建设研究　　上海市儿童医院：王霞芬；上海交通大学附属儿童医院档案室：高春辉　　医院档案是医院在工作活动中形式的公文、电报、薄册、图表、书信、日记、录音、录像、盘片等各种门类和各种载体档案，它是医院的宝贵财富，加强对这一信息资源管理对医院领导决策科学化和医院现代化建设极为重要，同时也为国家积累门类齐全、结构合理的档案史料。以前由于受医院职能特殊性的限制和不同种类档案作用特点的表现形式的影响，致使许多重要的珍贵的文件资料分散在各个部门、各个科室，甚至损坏丢失，给医院工作带来诸多不利。　　随着医疗改革的不断深入，医疗业务不断的扩大，医院档案作为医院发展、建设历史以及医疗工作、管理的真实记录越来越体现它的重要性。从档案法规、档案事业“十二五”规划以及全国档案信息化建设现状等方面指出，医院行业的档案信息化管理还比较落后，由于管理手段的单一以及档案利用率不高，造成医院档案具有很多不安全因素及弊端。所以，当务之急必须高度重视医院行业档案的归档率、完整率和准确率。通过档案信息化建设工作，杜绝不利于医院档案管理的因素。　　1医院档案信息化建设现状分析　　1.1对医院档案信息化建设重视不够或不到位　　医院的中心工作是医疗，在医院的管理工作中重视医疗而轻视档案的观念是较为普遍的。目前在国内的医院中，计算机应用已经成为不可缺少的一部分，从*简单的管理信息系统和财务系统到完善的医院信息系统、影像存档和通讯系统、放射科信息系统、实验室信息系统以及局域网管理、OA系统等等，都已经在医院实施和运行。但很大一部分医院还不能充分认识到档案信息化建设的作用和迫切性，致使很多医院在信息化建设过程中未将档案信息化建设纳入同步考虑和实施。　　1.2缺乏科学统一的管理规范和制度　　在医院管理中，各级医院制定了适用于本院的、较为建全的医院医疗、人事、行政、后勤管理制度，而涉及档案管理的制度却较少。而且在医院目标管理考核方案中，一般也没有将档案管理纳入目标考核中，或者执行乏力，这样一系列不规范的因素，造成档案收集效率不高、档案不齐全。随着科学技术的进步，社会的发展，档案的内涵和外延都在发生变化，各级医院在管理档案时，由于还没有统一的管理标准和规范，根据自的理解和实践进行管理，使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理，造成管理水平参差不齐。　　1.3档案管理手段落后、综合查询利用不便　　在我国由于历史和现实的多种原因及档案材料的特殊性，档案工作形成了封闭性、半封闭性的管理方式，这样的管理手段比较落后，基本处于经验管理和手工操作的状况，档案管理和利用水平较低。医院档案资料的收集、整理、立卷、装订都靠人工操作，程序繁琐，人工劳动量大。在建立档案检索工具上，费时费力进行人工编制，查询利用档案时要靠对档案材料、索引目录的熟悉程度人工翻阅检索，花费大量的时间还可能漏查或者信息不全、不及时，效率低下，不利于档案信息的综合利用。　　1.4对档案开发利用意识不够　　对档案管理工作的认知还比较淡薄，很多单位可能认为档案管理工作在医院行业中并不重要，医院主要的职责还是治病救人，从而认识不到档案工作在医院管理中的重要性和必要性。由于对档案的重视程度不够，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。　　1.5档案现代化管理设施匮乏　　近年来，随着科学技术的进步，计算机、各类软件及网络技术在医院综合管理中的广泛运用，而运用计算机及网络技术管理档案的却较少。档案管理设备陈旧，管理技术落后，很大程度上制约了档案事业在医院行业的发展。一些档案工作还停留在手工收集、检索，现代化管理设施的匮乏不利于档案的收集、利用和开发。　　2医院档案信息化建设思路　　2.1充分认识医院档案管理工作的重要性和必要性　　医院档案管理是医院历史进程中的原始记录和权威凭证，是医院管理不可分割的重要组成部分，是医院工作计划和决策的可靠依据，是指导并协调各项工作正常运行的参考文献，加强医院档案管理在医院管理中有着非常重要的意义。同时，随着医学科技技术快速发展和不断更新，对医院档案管理的科学性要求也越来越高，仅靠管理者的个人经验和传统的管理模式，已经远远不能满足现代化医院档案管理的需要，不能适应医院现代化发展的步伐。因此，医院档案管理现代化已成为医院现代化建设和发展的必然，加强医院档案的规范化和标准化也成为档案管理本身意义之所在。　　2.2建立健全医院档案标准规范体系　　档案管理部门的工作涉及到与形成档案的各部门和个人之间的关系，这就需要建立健全医院档案标准规范体系，对相应的关系以及管理手段加以调整。例如，针对档案原始性难以辨认和判断的问题，医院就应该结合工作实际，从管理层面、业务层面和技术层面建立档案信息管理的标准规范体系，以保证档案信息的采集、制作、分类、存储等方面有制度可依，进而保证档案信息的真实、准确、规范和统一。因此，医院管理层也应该增强档案意识，熟悉档案工作，在《档案法》的基础上，结合医院档案管理的实际，建立健全的档案标准规范体系，使医院的档案管理工作有制度可遵　　……

第四届档案职业论坛论文集 作者简介

　　《档案学通讯》编辑部，是中国人民大学档案学院主办的档案学学术刊物。创刊于1978年5月，以交流学术思想为主要宗旨，是《中文核心期刊要目总览》确定的档案学、档案事业类首位核心期刊，是中文社会科学引文索引[CSSCI]来源期刊，是我国获国家社科基金学术期刊资助的档案学期刊。

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