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会议服务

  2020-05-31 00:00:00  

会议服务 本书特色

本书是顺应会展业的不断发展对人才的需求而编写的,共分五章,介绍了会议服务及其流程、会议场所的布置和物品的准备、会议迎送和登记注册服务、会议现场服务、会议的后续服务。本书既有对会议知识系统、综合的介绍,又力图结合会议业实际,体现较强的行业性和实用性。 本书既可作为会展、旅游等行业服务人员、管理人员、营销人员、接待人员等广大从业人员的培训教材,也可作为会展、旅游等专业院校和培训机构的参考用书。

会议服务 节选


    会展有经济发展和社会进步的“助推器”之称。会展业以年平均20%的增
幅迅猛发展,并开始逐步走向国际化、专业化、规模化和品牌化。据有关方面
预测,中国对于吸引旅游者,特别是参加各种国际会议和展览的客人,具有极
大的潜力,将成为21世纪亚太地区的重要会展中心。国际会议可以带动旅游、
商业、物流、通信、餐饮、住宿等相关产业的发展,国际上对此有1:9的说
法,即办会议的场馆收入如果是1的话,那么相关的社会收入就是它的9倍。
正是基于会展业巨大的联动效应,各国争相发展会展业。随着中国经济的快速
发展,以及对外开放的扩大和申奥、申博成功,会展经济已成为中国经济的新
亮点。
    目前,与会展业高速发展所不相适应的是高素质的专业会展人才匮乏,这
已成为制约会展业进一步发展的“瓶颈”。本书正是顺应会展业的不断发展对人
才的需求而编写的,本书既有对会议知识系统、综合的介绍,又力图结合会议
业实际,体现较强的行业性和实用性。因此,本书既可作为会展、旅游等行业
服务人员、管理人员、营销人员、接待人员等广大从业人员的培训教材,也可
作为会展、旅游等专业院校和培训机构的参考用书。
    本书共分五章,由张杨莉(**章、第三章、第四章**节)和傅国林
(第二章、第四章第二节、第五章)共同完成编写。在编写过程中,参阅了众多
专家、学者的有关论著,在此表示衷心感谢!由于时间仓促和水平有限,本书
难免存在不少缺点和错漏,恳请读者批评指正。
    编者
    2007年10月

第三章会议迎送翮登记注册服务
学习目标
能熟练进行会议迎送服务。
能熟练进行会议登记注册服务。
能熟练进行寄存衣帽服务。
案例与任务
    小王所在的团队在酒店预订了一个会议室,准备次日上午7点开讨论会。
下午5点,酒店突然通知小王,他们所预订的会议室安排给了另外一个团队使
用,需要他们换到其他房间去开会。如果你是小王,你该怎么做?
解决方案
    **,弄清楚另一个团队的名称以及他们预订会议房间的时间。如果我方
团队预订在前,或者我方团队代表更大一单生意,可以说服酒店安排另一个团
队搬到其他房间去。如果交涉结果是我方团队必须搬走,应确定要搬去的房间
有足够的规模和设施。比如,原先的房间有开会需要的屏幕和白板,而所换的
房间却没有,应要求酒店提供可替代的视听设备。
    第二,如果与会来宾都住在酒店,-酒店应该负责打电话给所有在客房的来
宾并通知他们会议房间的变更,对不在客房内的,可以从门缝下塞进一张纸条
以便让来宾及时得到消息。让酒店安排在酒店大堂及来宾经常走过的其他区域
放置提示牌,指引参会者去新换的会议场所。当然,*好在原定会议室的外面
及新会议室的外面也放置此提示牌。另外,会议主办方和酒店都应该安排工作
人员在特殊区域给与会者指路。
    第三,要求酒店提供更为便利的后勤服务,以及负担所有与房间更改相关
的费用,例如配备标示牌和视听设备的费用。也可以适当地要求额外赔款或者
优惠(例如一个免费的咖啡时间,以补偿更换会议室可能带来的不便及麻烦),
**节会议迎送服务
    迎来送往作为常见的社交礼节,在大型会议和国际会议中不可缺少。会议
中心承担着召开国内外重大会议的任务,需要接待来自不同地区的参加会议者,
这一类服务工作的“善始善终”往往表现在车站、机场、码头的迎送环节上,
因此须格外重视迎送服务。
一、迎送前的准备
    (一)认真研究客人的基本资料
    准确了解客人的名字、相貌特征(如事先有照片的话),弄清楚客人的身
份、来访目的、与本次会议的关系的性质和程度,以及其他背景材料。
    (二)确定迎送规格
    确定迎送规格时要注意符合国际惯例。确定迎送规格主要是确定迎送人员
名单。主要迎送人员应与来宾身份相当或者相差不大,尽量做到对等、对口。
主要迎送人不能出面时,应礼貌地向对方解释清楚原因,以免双方产生不必要
的误会。迎送人员不宜过多。
    (三)掌握抵离时间
    无论迎或送,都不可迟到,因此应与有关交通部门联系,核实客人的班机
或车船班次、时间,并要考虑到中途交通与天气原因。迎接时必须

会议服务

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